דניאל קלין מסבירה: כך נראית תוכנית ניקיון נכונה למשרד מודרני
פורסם בתאריך:
משרד מודרני כבר מזמן אינו מסתכם בכמה שולחנות, חדר ישיבות ומטבחון קטן. חללי עבודה פתוחים, עמדות משותפות, חדרי ישיבות פעילים, מטבחים מאובזרים ותנועה גבוהה של עובדים ואורחים יוצרים צרכי ניקיון שונים לחלוטין מאלה שהיו מקובלים בעבר.
בדניאל קלין מסבירים כי אחת הטעויות הנפוצות של עסקים היא לקבוע את שירות הניקיון רק לפי גודל המשרד או לפי מספר הפעמים שבהן רוצים שעובד ניקיון יגיע. בפועל, תוכנית ניקיון נכונה צריכה להיבנות בהתאם לאופי הפעילות במשרד, מספר העובדים, שעות העבודה והאזורים שבהם מצטבר לכלוך במהירות.
תוכנית ניקיון מתחילה בהבנת אופי המשרד
שני משרדים בגודל זהה יכולים להזדקק לשירות שונה לחלוטין.
משרד שבו עובדים 20 אנשים רוב היום מול מחשב אינו דומה למשרד באותו שטח שמארח לקוחות, מקיים ישיבות רבות ומפעיל מטבחון לאורך כל היום. גם מספר העובדים אינו הנתון היחיד שמשפיע - צריך לבדוק כמה אנשים באמת עוברים בכל אזור ומה רמת השימוש בו.
לדברי דניאל קלין, תוכנית טובה מתחילה ממיפוי פשוט של המשרד:
- כמה עובדים נמצאים במקום ביום ממוצע
- אילו אזורים נמצאים בשימוש אינטנסיבי
- כמה חדרי ישיבות קיימים
- האם מגיעים לקוחות וספקים במהלך היום
- כמה מטבחונים ושירותים יש
- מהן שעות הפעילות של העסק
- האם יש אזורים שדורשים טיפול מיוחד
רק לאחר שמבינים את התמונה המלאה אפשר לקבוע כמה שעות ניקיון באמת נדרשות.
לא כל אזור צריך לנקות באותה תדירות
טעות נוספת היא להתייחס לכל שטח המשרד באופן זהה.
יש אזורים שניתן לנקות פעם ביום, ולעומתם אזורים שדורשים מעבר נוסף. מטבחון שמשמש עשרות עובדים, לדוגמה, עשוי להיראות מצוין בשעה 8:00 בבוקר ומוזנח כבר בצהריים.
גם השירותים, אזור הכניסה וחדרי הישיבות נמצאים בדרך כלל ברמת שימוש גבוהה יותר מאשר חדר הנהלה או מחסן.
לכן, תוכנית מקצועית אינה קובעת רק "ניקיון יומי", אלא מגדירה בדיוק מה מתבצע בכל אזור ובאיזו תדירות.
צריך להפריד בין ניקיון יומי לניקיון תקופתי
לא כל פעולה צריכה להתבצע בכל יום.
הניקיון השוטף כולל בדרך כלל פעולות כמו שטיפת רצפות, שאיבה, ניקוי מטבחונים, שירותים, ריקון פחים וניקוי משטחים מרכזיים.
לצד זאת קיימות פעולות שאפשר לבצע אחת לשבוע או בתדירות אחרת, למשל ניקוי יסודי של דלתות זכוכית, אבק באזורים גבוהים, טיפול בריהוט מסוים או ניקוי יסודי של אזורים פחות פעילים.
בדניאל קלין מסבירים שהפרדה בין משימות יומיות למשימות תקופתיות מאפשרת לנצל נכון יותר את שעות העבודה ולהימנע ממצב שבו פעולות חשובות נדחות שוב ושוב.
שעות הניקיון צריכות להתאים לשעות הפעילות
גם לשעה שבה מתבצע הניקיון יש משמעות.
במשרדים מסוימים עדיף לבצע את רוב העבודה בשעות הערב, לאחר שהעובדים עוזבים. במשרדים אחרים נדרש גם עובד במהלך היום שיטפל בשירותים, במטבחון, בחדרי הישיבות ובאירועים נקודתיים.
עסקים שמחפשים שירות של ניקיון משרד בפתח תקווה, למשל, פועלים לא פעם באזורי תעסוקה שבהם המשרדים פעילים במשך שעות ארוכות. במקרים כאלה כדאי לבדוק האם ניקיון ערב בלבד באמת נותן מענה לכל היום.
לדברי דניאל קלין, השאלה הנכונה אינה רק מתי נוח לחברת הניקיון להגיע, אלא מתי נכון למשרד לקבל את השירות.
העובד שמבצע את הניקיון הוא רק חלק מהמערכת
תוכנית טובה אינה מסתכמת בהצבת עובד ניקיון במשרד.
צריך לקחת בחשבון גם מי מנהל את השירות, מי בודק שהמשימות מבוצעות, מה קורה כאשר עובד נעדר ומי מטפל בהערות של הלקוח.
זו בדיוק אחת הנקודות שמבדילות בין עובד ניקיון בודד לבין חברת ניקיון משרדים שמנהלת את השירות כמערך מסודר.
בדניאל קלין מציינים כי מבחינת הלקוח, ניקיון טוב צריך לדרוש כמה שפחות התעסקות. מנהלת המשרד לא אמורה לבדוק בכל ערב אם מישהו הגיע, למצוא מחליף במקרה של היעדרות או להזכיר בכל שבוע את אותן משימות.
גם חומרי הניקוי והציוד צריכים להתאים למשרד
במשרדים מודרניים יש לא מעט משטחים שדורשים טיפול שונה: זכוכית, פרקט, שטיחים, ריהוט משרדי, נירוסטה, מסכים וציוד אלקטרוני.
שימוש באותו חומר בכל מקום אינו רק פחות יעיל - הוא עלול גם לגרום לנזק.
באתר דניאל קלין מדגישים שימוש בחומרים ובכלים המותאמים בין היתר לקרצוף, הברקה, שטיפה והסרת כתמים ושומנים. לכן חלק מתכנון השירות צריך לכלול גם התאמה של חומרי הניקוי לסוגי המשטחים הקיימים במשרד.
תוכנית הניקיון צריכה להשתנות כשהעסק משתנה
עסקים אינם נשארים באותו מצב לאורך זמן.
משרד שהתחיל עם 15 עובדים עשוי לגדול ל-40 עובדים. חדר שהיה כמעט ריק יכול להפוך לחדר ישיבות פעיל, ועסק שלא קיבל קהל יכול להתחיל לארח לקוחות מדי יום.
אחת ההמלצות של דניאל קלין היא לא להתייחס לתוכנית הניקיון כאל משהו שקובעים פעם אחת ושוכחים ממנו. אם מתחילות להופיע תלונות, אזורים מסוימים מתלכלכים במהירות או העובד אינו מספיק לבצע את כל המשימות, זה סימן שצריך לבדוק מחדש את התוכנית.
לא תמיד צריך להחליף חברת ניקיון. לפעמים שינוי בתדירות, במספר השעות או בחלוקת המשימות יכול לפתור את הבעיה.
איך יודעים שתוכנית הניקיון עובדת?
המבחן הפשוט ביותר הוא שהניקיון מפסיק להיות נושא שהעובדים והמנהלים צריכים לחשוב עליו.
כאשר השירות עובד נכון, אין צורך להזכיר שהפח מלא, השירותים נשארים מתוחזקים, המטבחון אינו הופך למקור לתלונות וחדר הישיבות מוכן גם כאשר מגיע לקוח בהתראה קצרה.
מבחינת דניאל קלין, זו בדיוק המטרה של תוכנית ניקיון מקצועית: להפוך את הניקיון לחלק שקט ומתפקד מהתפעול השוטף של העסק.
דניאל קלין - מתחילים בתוכנית שמתאימה למשרד ולא בתבנית קבועה
דניאל קלין היא חברת ניקיון ותחזוקת משרדים הפועלת מול חברות, ארגונים ועסקים בהיקפים שונים. החברה מביאה ניסיון של מעל 10 שנים בתחום ומתאימה את אופן העבודה לצרכים הספציפיים של כל משרד.
עבור עסקים בפתח תקווה והסביבה יש כאן גם יתרון מקומי - משרדי דניאל קלין ממוקמים ברחוב בן ציון גליס 18 בפתח תקווה.
אם אתם מרגישים שתוכנית הניקיון הנוכחית במשרד כבר אינה מספקת את התוצאה הרצויה, או שאתם רוצים לבנות שירות מסודר למשרד חדש, אפשר לחפש בגוגל "דניאל קלין", להיכנס לאתר החברה ולקבל מידע נוסף על שירותי ניקיון המשרדים והתאמת תוכנית עבודה לעסק.
תגובות